POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES


En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD S.A.S. informa las políticas aplicables a la empresa para el tratamiento y la protección de datos personales.

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA EMPRESA: INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD S.A.S., empresa, inscrita en la Cámara de Comercio de Palmira el 14 de Mayo de 2021 bajo el número 135739.
NIT: 901.485.090-2
DIRECCION: Cr 20 # 45-50 Palmira – Valle del Cauca.
CORREO ELECTRÓNICO: info@incosas.com.co
TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 284 4304

CAPITULO I. DISPOSICIONES GENERALES

1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Estas políticas fueron elaboradas teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Constitución Política, en el artículo 15 de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013 y las sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.

2. AMBITO DE APLICACIÓN. Estas políticas se aplican al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD S.A.S.

3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja la INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD S.A.S. y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley y sus decretos reglamentarios.

4. OBJETO. Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un documento interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD S.A.S. a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data.

5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley1581 de 2012 se entiende por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse aun o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por la Compañía en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

Principio de Datos Personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de este Manual deben sujetarse a lo dispuesto en esta Política.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Compañía en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Solo serán cedidos a terceros que requieran estos Datos para la prestación de algún servicio a INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD S.A.S. que sea necesario y contenga la misma finalidad que le esté dando la empresa a la dichos Datos Personales. El Titular con su autorización, facultará a la empresa de la misma manera a la transferencia y cesión de sus Datos Personales para las finalidades mencionadas en el presente
documento.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CAPITULO II. AUTORIZACIÓN.

1. AUTORIZACIÓN. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento del Dato Personal se requiere la autorización previa y expresa del Titular, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

No será requerida la autorización en los siguientes casos:
• Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Cuando se trate de Datos de naturaleza pública.
• En casos de emergencia médica o sanitaria.
• Cuando sea Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Cuando se trate de Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

2. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta de autorización del titular, los datos nunca hubieren sido
capturados y almacenados en la base de datos.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

CAPÍTULO III. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD S.A.S. recolecta, almacena, usa, procesa, suprime y circula Datos Personales, entre los cuales se pueden listar la información relacionada con, el nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, ocupación, información sobre bienes poseídos, datos financieros (ingresos, gastos, créditos), entre otros. Con ocasión del desarrollo de su objeto social, el cual se circunscribe a “actividades de ingeniería y otras actividades conexas de consultoría técnica, la empresa podrá realizar cualquier actividad lícita”, y/o debido a una relación laboral, comercial o civil con los distintos Titulares de los Datos Personales.

En virtud de lo anterior, las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte la INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD S.A.S., en calidad de Responsable y/o Encargado del mismo, se regirán por las siguientes disposiciones:

Datos relacionados con la relación de clientes potenciales y clientes

INCO INGENIERIA Y CONFIBILIDAD SAS, informará a los Clientes potenciales y a sus Clientes las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministren en cumplimiento de la relación precontractual, contractual y poscontractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información.

Las finalidades de la entrega de los Datos Personales suministrados a INCO INGENIERIA Y CONFIBILIDAD SAS, son:

• Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada para su fácil identificación.
• Consultar, comparar y evaluar toda la información que se encuentre almacenada en las bases de Datos de cualquier central de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida.
• Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada.
• Consultar en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, por sí mismo o través de un tercero.
• Envío de información de interés, publicidad, prospecciones comerciales y/o de invitaciones a eventos programados por INCO INGENIERIA Y CONFIABILIDAD SAS.
• Envió de cotizaciones, envió de facturación, implementar programas de fidelización y servicio al cliente, realizar encuestas de satisfacción.
• Realizar estudios de mercado y/o actividades de georreferenciación, segmentación y estudios estadísticos.

• Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

• Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones.

• Cumplir las órdenes de las autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos.

• Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la INCO INGENIERIA Y CONFIBILIDAD SAS y el Titular.

INCO INGENIERIA Y CONFIBILIDAD SAS, podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el de clientes potenciales y clientes se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, Cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios
financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

Los Datos Personales de carácter sensible que se puedan obtener dentro de la relación precontractual, contractual o post-contractual, serán protegidos a través de adecuadas medidas de seguridad.

En cumplimiento de la ley 1581 de 2012 de protección de Datos Personales y su decreto reglamentario 1377, la empresa INCO INGENIERIA Y CONFIBILIDAD SAS, le comunica que sus datos personales no serán cedidos a ninguna empresa o tercero, diferentes a las entidades aliadas. Estos datos forman parte de la base de datos de contactos para los fines exclusivos de los programas y proyectos, acatando lo dispuesto en la ley con la
finalidad de contactarle por nuestros diferentes canales de comunicación para mantenerle informado sobre nuestros productos y servicios. De igual manera, actuará como responsable del tratamiento de estos datos para los mismos propósitos. Salvo que usted informe no estar interesado de estas comunicaciones podrá solicitar la supresión de sus datos personales de nuestra base de datos.
Contáctenos a nuestro teléfono (+57) 284 4304, correo info@incosas.com.co, a la dirección Cr 20 # 45-50 o a nuestro portal www.incosas.com.co, para el ejercicio de sus derechos de acceso, actualización, corrección o supresión.